電子帳簿保存法の検索要件｜不要な会社と必要な3項目

取引先からのメールに、請求書のPDFが添付されている。いつもどおり印刷して、これまでのファイルに挟む。この方法は、いまは認められていません。ただし「検索要件」のほうは、あなたの会社には課されていない可能性があります。判定はファイル名の付け方ではなく、2期前の売上高から始まります。

検索要件は3つある。ただし3つとも課される会社ばかりではない

電子帳簿保存法で「検索要件」と呼ばれているものは、正確には3つの機能を指します。国税庁の一問一答では、次のように整理されています。

1. 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができること
2. 日付または金額については、その範囲を指定して条件を設定することができること
3. 2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

2番目の「範囲を指定して」は、たとえば「8月1日から8月31日まで」「10万円以上」といった探し方のことです。3番目の「組み合わせて」は、「霞商店」かつ「3月」のように2つの条件を重ねる探し方を指します。

ここで先に押さえておきたいことがあります。この3つは、全社に一律で課されるものではありません。税務調査で職員からデータの提示・提出（ダウンロード）を求められたときに応じられるようにしている場合、2番目と3番目は不要になり、残るのは1番目だけになります。

そして条件によっては、1番目も含めて3つとも不要になります。不要になる会社の条件は、大きく分けて2通りあります。

検索要件が「不要」になるルートは2つある。共通の条件は1つ

検索要件がまるごと不要になる道は2本あります。どちらか一方に当てはまればよく、両方を満たす必要はありません。

ルートA：2期前の売上高が5,000万円以下

国税庁の一問一答（問51）は、判定の仕方をこう書いています。

個人事業者については電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日から12月31日までの期間の売上高が、法人については電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高が、5,000万円を超えるかどうかで判断します。

見るのは今期ではなく、2期前です。これは実務では2つの意味を持ちます。

1つは、売上が5,000万円を超えた期には、まだ検索要件は発生しないということ。実際に発生するのは、その2期後になります。決算が固まった時点で「2期後から検索要件」と自社のカレンダーに書き込んでおくと、忘れずに済みます。逆に、今期の売上が落ちていても2期前が超えていれば、今期は要件があります。

もう1つは、基準になる期そのものが存在しない場合です。同じ問51に、次のように書かれています。

判定期間に係る基準期間がない新規開業者、新設法人の初年（度）、翌年（度）の課税期間などについては、検索機能の確保の要件が不要となります。

創業したばかりの会社は、少なくとも2期のあいだは検索要件がありません。

ここで1つ、見落としやすい点があります。この「売上高」は、消費税でよく使う「課税売上高」とは中身が違います。問51の解説は、税抜きで判断すること、そして消費税では非課税になる売上も含めて数えることを明記しています。土地の賃貸収入や、社宅の家賃などがある会社は、消費税の申告書に出てくる課税売上高だけを見て「5,000万円以下だ」と判断すると、ずれます。一方で、営業外収益や特別利益、たまたま資産を売った代金は含みません。

ルートB：出力した書面を、日付と取引先ごとに整理してある

もう1本のルートには、売上高の条件がありません。データを印刷した書面を、決められた順序で整理してあれば、検索要件は不要になります。整理の仕方は一問一答（問52）に3通り示されています。

• 課税期間ごとに、日付の順にまとめたうえで、取引先ごとに整理する
• 課税期間ごとに、取引先ごとにまとめたうえで、日付の順に整理する
• 書類の種類ごとに、上の2つと同じ方法で整理する

ただし、このルートには注意書きがついています。同じ問52の解説は、調査のときに慌てて印刷するのでは足りない、という趣旨のことを書いています。

遅滞なく提示等ができるように書面出力して整理しておくといった準備を事前にしていなかった場合には、検索機能の確保の要件が不要となるための条件を満たしていないと判断される可能性がある

つまりルートBは「印刷して挟んでおけばいい」ではなく、「日頃から決まった順序で綴じ続ける」という運用になります。ファイル名を直す手間と並べて、どちらが自社に合うかで選ぶことになるのだと思います。

どちらのルートにも共通する条件

ここが最も外されやすいところです。AでもBでも、税務職員からデータの提示・提出を求められたときに応じられるようにしていることが前提になっています。一問一答の問19、問21、問25のいずれにも、この条件が併記されています。

実務に落とすと、「データを渡せる状態で持っていること」です。担当者個人のパソコンにだけ入っていて他の人が置き場所を知らない、印刷したあとに元のデータを消している。こうした状態になると、この条件が崩れ、それと同時に検索要件の免除も使えなくなります。

「フォルダ検索ではダメ」なのではない。足りないのはファイル名のほう

判定の結果、検索要件が必要だった会社は、ここから先の準備が要ります。

ここでよく出てくるのが「Windowsのフォルダ検索では要件を満たせない」という説明です。ただ、国税庁の一問一答（問50）を読むと、システムを買わずに要件を満たす方法が3通り示されています。

1つ目は、表計算ソフトで一覧表を作る方法。ファイルには通し番号を付け、日付・金額・取引先をエクセルの表に入力しておきます。範囲指定も条件の組み合わせも、エクセルの機能で成立します。この方法なら、ダウンロードの求めに応じられるかどうかにかかわらず3要件を満たせます。国税庁は索引簿のサンプル（Excel）を無料で配布しています。

2つ目は、ファイル名に規則性を持たせる方法。一問一答が挙げている例は、次のようなものです。

2021年（令和3年）1月31日付の株式会社霞商店からの110,000円の請求書データの場合 ⇒ 「20210131_㈱霞商店_110000」

3つ目は、取引先ごとにフォルダを分ける方法。取引先の名前でフォルダを区切っておけば、ファイル名には日付と金額だけ入れれば足ります。取引先の数が少なく、月に届く枚数が多い会社ではこちらが楽です。

2つ目と3つ目には条件があります。ダウンロードの求めに応じられるようにしていることが前提で、その場合に3要件のうち2番目と3番目が落ちるため、ファイル名だけで成立します。応じられない場合は、範囲指定と組み合わせ検索まで必要になるので、1つ目の一覧表方式かシステムに寄せることになります。

細かい話ですが、一問一答には日付の書き方についての注意も入っています。

取引年月日その他の日付は和暦でも西暦でも構いませんが、混在は抽出機能の妨げとなることから、どちらかに統一して入力していただく必要があります。

途中で書き方が変わることは、複数人でやっていると必ず起きます。決めるのは「どちらにするか」ではなく「どちらでもいいから1つに固定して周知する」ほうです。

手作業でやると、どこで詰まるか

ファイル名を直す運用は、届いたPDFが1件1枚のあいだは回ります。詰まるのは、1件1枚ではないものが混ざり始めたときです。国税庁の一問一答には、その混ざり方ごとの答えが載っています。

先に、増える作業量を自分で見積もっておく

担当者に頼む前に、それが何分の作業なのかを自分で把握しておくほうが、あとで揉めずに済むように思います。ただ、この作業に「1件あたり何分」という公的な目安はありません。こちらで数字を作ってしまうと、その数字を根拠に判断されてしまうので、数え方だけをお伝えします。

1件あたりの手数は、メールや取引先サイトを開く、日付・金額・取引先の3項目を読み取る、名前を書き換える、決めたフォルダに入れる、の4つです。この4つを自社の1件で実際にやってみて、かかった時間を測り、それに月の受領件数を掛けます。受領件数が分からない場合は、直近1か月のメールを「請求書」「領収書」で検索した件数がおおよその下限になります。

この掛け算より重要なのは、次の4つの場面が月に何件あるかです。1件1枚の請求書は慣れれば速くなりますが、この4つは慣れても速くなりません。手作業が破綻するのは件数が増えたときではなく、4つが混ざり始めたときだと思います。

1つのPDFに請求書が何枚も入っている

取引先がまとめて送ってくるケースです。問54の答えは「分割する」でした。中身を変えずに取引ごとに切り分け、切り分けたそれぞれのファイル名に規則性を持たせて管理する。中身を書き換えずに単に分けるだけなら、認められる範囲の編集だとしています。

問題は、これを毎月やるのが誰か、という点です。PDFの分割そのものは無料のツールでもできますが、届いたPDFを開いて中を確認し、何件入っているかを数える工程は自動化しにくい。ここが手作業の限界に一番近い場所だと思います。

1か月分がまとめて記録された納品書

問55の答えは、個々の取引ごとの日付と金額を使ってもよいし、受け取った年月日と合計額を使ってもよい、というものです。ただし条件がついています。

「取引年月日その他の日付」が個々の取引年月日によって検索できるようにしているのであれば「取引金額」についても個々の取引金額で検索できるようにする必要があり、「取引年月日その他の日付」がその電子取引データの発行又は受領の年月日によって検索できるようにしているのであれば「取引金額」についてもその電子取引データに記録された取引金額の合計額で検索できるようにしておく必要があります。

日付を個別にしたなら金額も個別、受け取った日にしたなら金額も合計。ここを取引先ごとにばらばらに決めると、課税期間を通した一貫性が崩れます。楽なほうを選んでよいのですが、選んだら年度の途中で変えないことです。

従業員が立て替えて買ったものの領収書

従業員が自分のスマートフォンで受け取ったPDFの領収書も、会社の電子取引に当たります。問12は、会社としてまとめて保存するのが望ましいとしたうえで、まとめるまでの一定期間は従業員の端末に置いたままでもよい、としています。ただし、置いたままにするだけでは足りません。

税務調査の際に保存データの検索を行うに当たって特段の措置が取られておらず、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができないような場合には、会社として、その電磁的記録を適正に保存していたものとは認められない

会社側で「誰の端末に、いつの、いくらの、どこ宛ての領収書があるか」を把握していることが条件になります。精算のたびに一覧へ書き足す運用にしておくのが現実的ではないでしょうか。

金額が決まっていない契約書や見積書

単価契約のように総額が書かれていないものは、問58が「空欄または0円」でよいとしています。ただし空欄にする場合は、空欄であること自体を検索できる必要があります。なお、その契約書を紙ではなく最初から電子で結んでよいかは、この保存の話とは別に決まります。書面や公正証書が要る契約は契約書の電子化｜電子化できない契約の一覧と根拠にまとめました。エクセルの索引簿でセルを空けたままにしていると、フィルタで拾えないことがあります。0円と入れておくほうが事故は少ないかもしれません。

なお、保存の要件を定めているのがこの法律で、裁判で文書の成立をどう扱うかを定めているのは電子署名法です。別の法律で、目的も違います。同じPDFが両方の対象になることはあるので、証拠の側の話は電子署名法とは｜3条が決めているのは有効性ではないを見てください。

検索要件が不要になっても、消えないもの

「うちは2期前が5,000万円以下だから、何もしなくていい」とはなりません。検索要件が外れても残るものが3つあります。

データそのものは捨てられません。令和6年1月1日以後にやりとりした電子取引データは、印刷した書面で置き換えることができません。書面を整理するルートBを選んだ場合でも、元のデータは残しておく必要があります。一問一答の問88にも、書面だけを保存する形は認められない旨が書かれています。

改ざんを防ぐ措置は残ります。方法は4つあり、タイムスタンプを付ける、訂正や削除の履歴が残るシステムを使う、といった選択肢のほかに、訂正・削除の防止に関する事務処理規程を作って守るという道があります。国税庁がWordのひな形を法人用と個人事業者用の2種類、無料で公開しています。費用をかけずに済ませたい場合の現実的な選択肢だと思います。

画面と印刷の備えは残ります。ただしここは、多くの会社が心配するほどの話ではありません。問20は「ディスプレイやプリンタ等の性能や設置台数等は、要件とされていません」と明記しています。日常業務で使っているパソコンとプリンタがあれば足ります。プリンタを常設していない場合でも、求められたときに近くの有料プリンタなどで速やかに出力できる対応ができていれば、それだけで要件違反として扱うことはない、というのが問21の説明です。

ここまでは、メールやウェブで受け取ったデータの話です。紙で受け取った請求書や領収書をスキャンして、紙のほうを捨てるのは「スキャナ保存」という別の制度で、要件も、免除されるルールも違います。ここで説明した2期前5,000万円以下の免除や猶予措置は、スキャナ保存にはありません。紙を捨ててよくなる条件はスキャナ保存後に原本破棄していい？要件と例外にまとめました。

同じ請求書でも、消費税で控除できるかどうかの要件は、電子帳簿保存法とは別に決まっています。相手がインボイスの登録をしていない場合に控除できる割合は、2026年10月1日から段階的に下がります。こちらはインボイス経過措置はいつまで｜7割・5割・3割の期間と準備にまとめました。

もう1つ、電子帳簿保存法の外にある論点があります。保存した書類には取引先の担当者名や連絡先が入っていることがあり、そちらは電子帳簿保存法ではなく個人情報保護法の安全管理措置の話になります。名簿をエクセルで持っている場合に何が要るかは、顧客管理のエクセル｜作り方と5つの安全管理措置にまとめました。

「猶予措置があるから」が、いつ効かなくなるか

要件どおりに保存できなかった場合の逃げ道として、猶予措置があります。相当の理由があると税務署長が認め、データと出力書面の両方を出せるようにしていれば、要件を満たしていなくても保存が認められる、というものです。

この措置には事前の申請がいりません。それは手間がかからないという意味であると同時に、認められるかどうかが税務調査の場で初めて決まるという意味でもあります。国税庁の資料には、認められない場合が名指しで書かれています。

システム等の整備が整っていて原則的なルールに従って電子取引データの保存ができるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の特段の事情がなく、電子取引データをルールに従って保存していない場合には、相当の理由があるとは認められませんので、猶予措置の適用は受けられません。

読み替えると、対応できる会計ソフトやクラウドをすでに契約しているのに設定していない状態が、いちばん弱いということです。「システムがなくて間に合っていない」は相当の理由になり得ますが、「あるのに使っていない」はそうではない、と書かれています。

では、守れていなかったら何が起きるのか。国税庁の一問一答（問88）は、次のように回答しています。

青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用を判断しています。

さらに解説には、取引が正しく記帳されて申告に反映されており、内容がデータ以外からも確認できるような場合には、それだけで直ちに青色申告の承認が取り消されたり、支出がなかったと判断されたりするものではない、という趣旨のことが書かれています。1日でも遅れたら即アウト、という制度ではありません。

ただし、放置してよい理由にはなりません。取り消しの対象になり得ること自体は、変わらないからです。

明日の朝いち、事務の人に出す一文

ここまでの判定を、そのまま指示に落とします。

2期前の売上高が5,000万円以下だった場合。「メールやサイトで受け取った請求書・領収書のPDFは、共有フォルダの『電子取引』に入れてください。名前は変えなくて大丈夫です。ただし、そこから消さないでください」。これで担当者側の作業は終わりです。会社側に残るのは、改ざん防止の事務処理規程を用意して備え付けること、そしてデータを求められたときに渡せる状態を保つことの2つです。

2期前が5,000万円を超えていた場合。「PDFの名前を『日付_取引先_金額』の順に変えてから、共有フォルダの『電子取引』に入れてください。日付は20260816のように8桁で。西暦でそろえます」。これが続かないようなら、ファイル名は連番だけにして、日付・金額・取引先はエクセルの一覧表のほうに書く方式へ切り替えます。どちらも国税庁が認めている方法です。

1つのPDFに複数の請求書が入っているもの、1か月分をまとめた納品書、従業員の立替が毎月何件も出てくる場合。ここまで来ると、手作業の運用は続きません。会計ソフト側の証憑保存機能を使うか、専用のサービスを検討する段階です。逆に言えば、この3つが月に数件も出ないうちは、ファイル名か一覧表で足りるはずです。

顧問税理士に確認するときは、聞き方を絞ると早く決着します。「うちが今取っているのは、原則どおりのルート、検索要件が不要になるルート、猶予措置のどれですか」。この1つが決まれば、あとの作業は上のどれかに落ちます。個別の当てはめは、自社の決算内容を見ている税理士でなければ判断できない部分なので、そこは確認してください。

経理を1人で回している会社の場合、この保存の話とは別に、遅れると社外にお金が出ていく期日のほうも先に押さえておく必要があります。そちらは一人経理のリスク｜先に押さえる3つの期日にまとめました。保存は「消さない・出せる」の話、期日は「間に合わせる」の話で、詰まる場所が違います。

判定はできても、「誰が・いつ・どのフォルダに入れるか」を決めるところで止まってしまうことはあります。合同会社デジタル屋さんでは、保存の仕組みそのものより先に、社内で誰が何を決めるかを整理する段階を外から手伝う形の相談を受けています。必要でしたらお問い合わせから、いまの状況をそのままお送りください。

なお、ここまでは受け取ったデータをどう保存するかの話です。自社が請求書を電子で送る側になる場合は、送った側にも保存の義務がかかるので、決めることが少し変わります。そちらは請求書の電子化｜紙をやめる前に決める3つにまとめています。

なお、以上は制度の一般的な仕組みの説明です。自社への具体的な当てはめや税務上の判断については、所轄の税務署または顧問税理士にご確認ください。

この記事で参照した一次情報

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和7年6月）https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/03-6.pdf
• 国税庁「電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください【令和6年1月以降用】」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf
• 国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」索引簿の作成例・事務処理規程のひな形 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm