社内業務 × 属人化
あの人しか分からない型
“その人しかできない仕事”が会社を止めます
特定の人が休むと止まる業務があり、知識や手順がその人の中だけにある状態です。採用難の今、属人化は事業継続そのもののリスクになります。
問題が起きている場所：社内業務 それを生んでいる構造：属人化（特定の人の経験・記憶・判断に依存している）
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属人化は、能力の高い人がいる会社ほど起きます。その人が回してくれる間は問題が表に出ず、休職・退職ではじめて事業が止まるからです。採用が難しいいま、属人化は効率の話ではなく事業継続の話になっています。
こんな状態になっていませんか
- 特定の人が休むと、止まったり大きく遅れたりする業務がある
- その業務の手順を書いたものが、社内のどこにもない
- 「聞けば分かる」で回していて、聞ける人が一人しかいない
- 新しく入った人に教えるとき、毎回口頭で一から説明している
このまま続くと、起きやすいこと
- 担当者不在で業務停止
- 引き継ぎ不能
- 本人への負担集中と離職リスク
まず、これをやりましょう
まず「その人しかできない業務」を書き出し、手順を1つだけ他の人が読める形に残しましょう。
改善の進め方（3ステップ）
上から順に着手します。1つ目が回り始めてから次へ移るほうが、結果的に速く進みます。
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1
属人業務の棚卸しと手順の見える化
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2
マニュアル化＋AIアシスタントの活用
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3
業務分担・バックアップ体制の設計
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よくある失敗
本人が忙しいことを理由に棚卸しを後回しにし、いつまでも解消しないこと。
相談する前に整理しておきたいこと
- 属人化している業務の具体名
- 不在時の実際の影響
- マニュアル化の着手状況
よくある質問
全部をマニュアルにする時間がありません。
全部は要りません。止まったときの影響が大きい業務から順に、多くても3つに絞ってください。判断基準は「その人が明日から1か月来られなくなったら困るか」です。それ以外は、困ってから書けば間に合います。
マニュアルを作っても読まれません。
読ませる前提の分厚い文書は使われません。作業しながら見るチェックリスト、あるいは実際の画面を撮った短い動画のほうが定着します。あわせて、気づいた人がその場で直せる置き場所にしておくことが、古びさせないコツです。
本人が共有を嫌がる場合はどうすればいいですか？
「代わりが効くようにする＝その人の価値が下がる」と受け取られている場合がほとんどです。目的が休みを取れるようにすることであり、評価はむしろ標準化を進めた側にあると先に示してください。仕組みの前に、そこの合意が要ります。
このタイプ、うちにも当てはまりそう。
どこから手をつけるかのご相談だけでも歓迎します。お気軽にどうぞ。