社内業務 × 分散
Excel乱立型
同じ情報が、いくつもの表に散らばっています
同じ情報を複数の表やファイルに別々に入力しており、どれが最新か分からなくなる状態です。二重入力と数字の食い違いが日常的に起きています。
問題が起きている場所：社内業務 それを生んでいる構造：分散（情報やツールが複数箇所に分かれ、つながっていない）
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エクセルが悪いのではありません。問題は、同じ情報を入れる場所が複数あることです。表が増えるほど「どれが正しいか」を確かめる時間が増え、やがて確かめずに使ってしまう人が出ます。
こんな状態になっていませんか
- 同じ情報を、複数の表やファイルに別々に入力している
- ファイル名に日付や「最新」「最終版」が付いたものが並んでいる
- 同じ項目の数字が、資料によって食い違うことがある
- 誰かがファイルを開いていると、他の人が編集できない
このまま続くと、起きやすいこと
- 二重入力による工数の無駄
- どれが最新か分からない
- 集計時の数字の食い違い
まず、これをやりましょう
まず二重入力している表を1組みつけ、片方を廃止して参照に切り替えましょう。
改善の進め方（3ステップ）
上から順に着手します。1つ目が回り始めてから次へ移るほうが、結果的に速く進みます。
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1
重複データの統合（入力を1か所に）
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2
共有・同時編集できる仕組みへの移行
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3
入力〜集計の自動化
各ステップの具体的な手順・費用の目安・使える補助制度は、御社の回答に合わせた無料診断のレポートでお届けしています。
よくある失敗
ファイルを統合したつもりが、コピーが増えてさらに散らばること。
相談する前に整理しておきたいこと
- 同じ情報を入力している箇所の数
- 最新版で迷う頻度
- 集計にかかる時間
よくある質問
エクセルをやめてシステムを入れるべきですか？
いきなり入れ替える必要はありません。まず、入力する場所を1か所に決めてください。それだけで二重入力と最新版問題は止まります。件数や同時に触る人が増えて、共有だけでは追いつかなくなった段階で移行を考えるのが順当です。
共有の表計算に移すだけでも効果がありますか？
あります。同時編集ができて履歴が残るだけで、「ファイルを閉じるのを待つ」「上書きで消える」「どれが最新か分からない」といった日常的な事故はほぼなくなります。まずここまで進めてから、次の道具を検討してください。
入力を1か所にすると、その担当者に負担が集中しませんか？
入力者を1人にする話ではなく、入力先を1つにする話です。むしろ、各自が自分の表に入れていた作業が消えるぶん、全体の手間は減ります。集計や転記をしていた人の時間が、いちばん大きく空きます。
このタイプ、うちにも当てはまりそう。
どこから手をつけるかのご相談だけでも歓迎します。お気軽にどうぞ。