受注 × アナログ
手作業受注型
注文・見積・請求が“手入力の往復”になっています
注文や見積・請求を紙やメールで受けて手入力し直しており、転記の手間とミスが溜まっています。受注まわりは自動化の効果が最も見えやすい領域です。
問題が起きている場所：受注・顧客対応 それを生んでいる構造：アナログ（紙・電話・手入力・押印などの手作業が多い）
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受注まわりは、社内の改善のなかで最も効果が見えやすい領域です。同じ内容を2回以上入力している箇所が一つでもあれば、そこが最初に手をつけるべき場所だと考えて構いません。
こんな状態になっていませんか
- 注文をメールやFAXで受けて、別の表やシステムへ入力し直している
- 見積書を毎回コピーして、日付と金額を書き換えて作っている
- 請求の時期になると、担当者が数日そこに掛かりきりになる
- 転記ミスによる作り直しや謝罪が、ときどき発生している
このまま続くと、起きやすいこと
- 転記ミス・記入漏れによる信用低下
- 対応スピードの遅れ
- 同じ入力の繰り返しで工数を消耗
まず、これをやりましょう
注文・申込をWebフォームで受け、そのまま一覧に残る形にして、まず二重入力を1か所なくしましょう。
改善の進め方（3ステップ）
上から順に着手します。1つ目が回り始めてから次へ移るほうが、結果的に速く進みます。
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1
受付のフォーム化（手入力の起点をなくす）
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2
見積・請求のテンプレ化と自動発行
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3
受注データの連携（再入力の撲滅）
各ステップの具体的な手順・費用の目安・使える補助制度は、御社の回答に合わせた無料診断のレポートでお届けしています。
よくある失敗
紙とデジタルが二重運用になり、かえって手間が増えること。
相談する前に整理しておきたいこと
- 1件あたりの入力回数
- 発生しているミスの種類
- 現在使っている帳票ツール
よくある質問
お客様にフォームで注文してもらうのは、失礼になりませんか？
既存の受け方をなくす必要はありません。電話やFAXは残したまま、フォームという楽な選択肢を足す形にしてください。相手にとっても、書式が決まっているぶん伝え漏れが減ります。実際、慣れた取引先ほど早く移ります。
どこから自動化すると効果が大きいですか？
件数が多く、内容がほぼ同じものからです。少額でも毎日発生する処理は、月で見ると大きな時間になります。逆に、月に数回しかない例外的な処理は後回しで構いません。全部を一度に自動化しようとすると、例外の扱いで止まります。
会計ソフトはすでに入っています。それでも変わりますか？
変わります。多くの現場で時間を奪っているのは、ソフトそのものではなく、ソフトへ入れる前の転記です。受付の時点でデータの形にしておけば、その後の見積・請求・会計は入力ではなく引き継ぎで済みます。
このタイプ、うちにも当てはまりそう。
どこから手をつけるかのご相談だけでも歓迎します。お気軽にどうぞ。