受注 × 未設計
取りこぼし型
問い合わせへの対応手順が“決まっていません”
問い合わせや見積り依頼への対応に決まった手順がなく、遅れや漏れが発生しています。せっかくの見込み客を、仕組みの不在で逃している状態です。
問題が起きている場所：受注・顧客対応 それを生んでいる構造：未設計（手順・導線・管理方法そのものが定まっていない）
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取りこぼしは、断られた案件ではなく「返事が遅れて、いつのまにか消えた案件」に潜んでいます。しかも記録が残らないため、失っていること自体に気づけません。
こんな状態になっていませんか
- 問い合わせへの返信の速さが、担当者や時期によって大きく違う
- 未対応の問い合わせが残っているかどうかを、誰も確認していない
- 見積を出したあと、返事がないまま終わっている案件がある
- 受注に至らなかった理由を、あとから説明できない
このまま続くと、起きやすいこと
- 問い合わせの取りこぼし
- 対応品質のばらつき
- 売上機会の損失
まず、これをやりましょう
問い合わせを受けたら「いつ・誰が・次に何をするか」を必ず記録する簡単なルールを1つ決めましょう。
改善の進め方（3ステップ）
上から順に着手します。1つ目が回り始めてから次へ移るほうが、結果的に速く進みます。
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1
問い合わせ受付〜対応の手順化
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2
対応状況の見える化（未対応が分かる仕組み）
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3
フォロー・追客の設計
各ステップの具体的な手順・費用の目安・使える補助制度は、御社の回答に合わせた無料診断のレポートでお届けしています。
よくある失敗
ルールを決めても記録が徹底されず、結局勘で対応に戻ること。
相談する前に整理しておきたいこと
- 取りこぼしが起きる典型的な場面
- 対応の遅れの頻度
- 受付から対応までの現状フロー
よくある質問
返信は何時間以内が目安ですか？
相手は同時に複数社へ問い合わせています。当日中に一次返信、というだけでも差が出ます。内容が固まっていなくても「受け付けた・いつまでに回答する」を先に返す形を決めておけば、担当者が悩む時間もなくなります。
手順を決めても守られない気がします。
守られない手順は、たいてい細かすぎます。まずは「未対応が一目で分かる場所」を一つ作るところからにしてください。誰が見ても残件が見える状態になると、細かい規則がなくても対応漏れは大きく減ります。
追客はしつこいと思われませんか？
回数ではなく中身の問題です。返事を催促するのではなく、判断に必要な情報（他社との違い、進め方、想定される期間）を渡す連絡であれば、嫌がられません。いつ・何を送るかを先に決めておけば、担当者ごとの遠慮の差もなくなります。
このタイプ、うちにも当てはまりそう。
どこから手をつけるかのご相談だけでも歓迎します。お気軽にどうぞ。